En cliquant sur ce bouton une fenêtre de la configuration CRM s’ouvrira, seul les administrateurs y auront accès.

Gestion des accès et Utilisateurs

Les fonctions de gestion de l’utilisateur sont le noyau de la gestion de sécurité du système CRM. Il contrôle l’accès au système CRM basé sur les privilèges d’utilisateurs. Les sections suivantes expliqueront en détail le but de ces fonctions et les dispositifs disponibles. Vous pouvez regarder quelques exemples simples d’organisation de la configuration dans l’Annexe : Exemples de Gestion pour davantage de référence.

Gestion basiques des accès et utilisateurs

Du point de vue de l’organisation, la gestion des utilisateurs signifie la gestion des privilèges. Essentiellement, l’utilisation des privilèges dépend du nombre d’utilisateurs et de la structure de la société. Dans les petites entreprises où il y a peu d’utilisateurs, il y a peu de conditions pour une gestion de privilège. Avec un nombre croissant d’utilisateurs la complexité des relations entre les utilisateurs augmente et habituellement elle développe la nécessité d’assigner et d’administrer des privilèges.

Le système de CRM offre un système de privilège basé sur les règles simples suivantes :

• Qui peut voir certaines données ?
• Qui peut changer certaines données ?
• Qui peut supprimer certaines données ?
• Qui peut créer certaines données ?

Dans le système CRM, les cessions de privilège signifie principalement le retrait des privilèges. Ceci est utile et nécessaire en pratique quand vous travailler avec le CRM comme illustré dans les exemples suivants :

• Un collègue de vente trouverait sûrement désagréable, si quelqu’un d’autre change les données des clients.
• Les informations personnelles demeurent confidentielle seulement si on permet pas à d’autres collègues de les voir.
• Le gestionnaire de l’entreprise ne veut pas que tout le monde puisse voir le montant du chiffre d’affaire.
• On permet à seulement une personne de changer le produit ou le catalogue de service.

Par conséquent, il est nécessaire que les cessions de privilège d’un utilisateur soient vraiment basée sur des conditions d’affaires comme décrit dans les exemples suivants:

• Seul le personnel des ventes est autorisé à changer les données relatives aux clients.
• La secrétaire n’a pas accès au chiffre d’affaire.
• Seul le chef des produits est autorisé à changer les prix des services ou des marchandises offerts par la société.
• Seul le dirigeant est autorisé à voir les données du CRM.
• Personne est autorisé à exporter des contacts.

Vu les possibilités actuelles du CRM à contrôler les privilèges des utilisateurs vous devriez configurer votre système dans l’ordre suivant:

Établir par défaut les Privilèges d’Organisation:

Les Privilèges d’Organisation devraient être crées en premier. Ils servent de base pour les cessions de privilège valident pour tous les utilisateurs.

Créer des Profils:

Les profils servent de base pour les cessions de privilège des utilisateurs. Dans n’importe quelle organisation il y a habituellement des utilisateurs différents avec des tâches différentes, comme les ventes, le service, le secrétariat ou l’administrateur du CRM. Selon le type d’utilisateur, les privilèges pour accéder aux données et pour utiliser les modules du CRM et ses fonctions sont assignés.

Définir les Rôles:

Les rôles sont basés sur des profils et liés avec l’ordre hiérarchique de la société. Ils définissent les privilèges globaux pour chaque utilisateur.

Définir les Équipes:

Les grandes organisations peuvent définir des équipes pour améliorer la rentabilité du système CRM.

Créer des Collaborateurs:

Les privilèges des différents collaborateurs sont définis par des rôles. Vous devez assigner un rôle à un collaborateur.

	Astuces
	Ne jamais utiliser le rôle ‘d’admin’ pour votre travail quotidien avec le système CRM. Il est conseillé de créer des collaborateurs différents à la place. Plus tard, si vous voulez supprimer un collaborateur, vous pouvez assigner toutes les données de ce dernier à un nouveau collaborateur.

De simples collaborateurs n’ont besoin d’aucune gestion de privilège. Ils ont et ont besoin de tous les privilèges pour accéder et pour changer toutes les données stockées dans le CRM. Néanmoins il est utile de connaître les bases des cessions de privilège. Ceci pourrait-être nécessaire si des collaborateurs additionnels seront demandés à l’avenir.

Un nombre restreint de collaborateurs, qui utilise le système CRM, devraient être au courant des solutions simples offerts par les cessions de privilège. Ceci inclut spécialement:

• L’interdiction que d’autres utilisateurs du CRM voient des données confidentielles.
• L’interdiction que d’autres utilisateurs puissent supprimer ou modifier des données.

Dans une petite organisation il y a habituellement aucune hiérarchie définie entre les collègues. Une gestion de privilège complexe ne doit pas être développée. Cependant, si il devient nécessaire d’égrener les privilèges plus finement, vous devriez commencer par l’utilisation de différents profils. Chaque utilisateur individuel peut obtenir son propre profil avec certains privilèges.

Pour fournir un grand nombre de collaborateurs au sein d’une organisation avec différents privilèges d’utilisateur, une structure claire des cessions de privilège est nécessaire. Il est préférable de relier les privilèges des collaborateurs avec la position ou les tâches de chaque collaborateur individuel ou des équipes commerciales.

La version actuelle du CRM supporte une gestion de privilège finement égrené.

Gestion des Accès et Utilisateurs

Dans les sections suivantes, la gestion des utilisateurs est expliqué dans l’ordre du menu. Veuillez noter que la configuration complète des utilisateurs se fait en plusieurs étapes dans un certain ordre comme expliqué dans les sections précédentes.

Configuration des Collaborateurs

Pour créer ou pour gérer des utilisateurs cliquez sur le menu Collaborateurs pour ouvrir la liste des collaborateurs comme sur la Figure: Liste des Collaborateurs

Figure 4.9. Liste des Collaborateurs

Cette liste inclut le nom, le rôle, l’adresse Email et d’autres détails pour chaque utilisateur individuel.

	Note
	La liste inclut tous les utilisateurs qu’ils soient actifs ou pas.

Vous pouvez éditer ou supprimer des utilisateurs sur cette liste, cliquez sur l’icône [Poubelle].

	Important
	Cette fonction supprime le collaborateur choisi mais pas les données. On vous demandera qui vous voulez assigner en tant que nouveau propriétaire des données. Vous ne pouvez pas supprimer les les utilisateurs fournis par défaut du système CRM.

Cliquez sur le nom de l’utilisateur/collaborateur pour ouvrir la vue détaillé d’un utilisateur particulier comme montrée sur la Figure: Vue détaillée des Utilisateurs. Cela inclut les données principales d’utilisateur liées à la connexion, au rôle et à toute autre information sur l’utilisateur. Les privilèges ne sont pas montrés. Ces privilèges sont définis par les profils et l’organisation des configurations comme il vous sera expliqué plus tard.

Figure 4.10. Vue détaillé des Utilisateurs

Avec l’aide des boutons qui sont montrés ci-dessus vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

Afficher Audit Trail:

Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre qui fournit des informations détaillées sur le journal de connexion. Notez que cette fonction doit être autorisée par l’administrateur du système CRM, comme expliqué dans la Section: Audit Trails.

Copier:

Ce bouton vous permet de copier les données des utilisateurs. C’est utile si vous devez configurer plusieurs utilisateurs avec des réglages identiques.

Éditer:

Ce bouton vous permet d’éditer les données principales de l’utilisateur.

Les champs d’entrées de la section « 1. Informations » comme affichés sur la Figure: Vue Détaillée des Utilisateurs ont les significations suivantes:

Table 4.2. Liste par défaut des champs d’entrées pour les utilisateurs et les Rôles

Nom utilisateur:	Chaque utilisateur doit donner un nom unique et sécurisé. Utiliser au moins 8 chiffres. Une fois créés ses noms ne pourront pas être changés.
Admin:	Vérifier cette boîte seulement si vous voulez créer un utilisateur avec des privilèges d’administrateur, indépendante du rôle.   Avertissement Les utilisateurs avec des privilèges d’administration peuvent voir et modifier les réglages et toutes les données.
Mot de passe:	Vous devriez donner un mot de passe unique et sécurisé. Utiliser au moins 8 chiffres. Par contre le mot de passe peut-être changé.
Prénom et Nom:	Écrire le nom et prénom de l’utilisateur ici. Le prénom sera utiliser comme message de bienvenu. Si vous n’écrivez pas de prénom le nom sera utiliser comme message de bienvenu.
Rôle:	Comme expliqué avant, les rôles définissent les privilèges d’un utilisateur. Un rôle doit être assigné à chaque utilisateur individuel et doit être créé avant. Vous pouvez trouver des informations additionnelle dans la Section: Rôles des Collaborateurs.
Email:	Entrer l’adresse email de cet utilisateur. Cette adresse sera utiliser par le CRM pour les emails sortants.
Statut:	Vous pouvez définir si l’utilisateur est actif ou inactif. Les utilisateurs inactif n’ont pas le droit de se connecter.
Vue activités par défaut:	Ici vous pouvez définir la vue des activités par défaut et décider comment les activités seront présentées à l’utilisateur sur la page d’accueil
Vue par défaut prospect:	Ici vous pouvez régler la vue par défaut du prospect et décider comment les prospects seront présentés à l’utilisateur sur la page d’accueil.
Devise:	Vous pouvez définir les devises de cet utilisateur ici. Notez que les devises utilisées par le système CRM sont définies par le menu Configuration devise.
	Important
	Le nom Utilisateur et le mot de passe doivent être une combinaison de lettres minuscules ou capitales et de chiffres. Il est recommandé que vous utilisiez au moins 8 chiffres. Le plus de chiffres vous aurez, plus l’accès au CRM sera sécurisé. Il n’est pas autorisé d’utiliser les caractères spéciaux comme <<->> , <</>> ou les umlaut (tel que ä, ö, ü or ß) utilisés dans d’autres langues; les noms avec des espaces ou des apostrophes ne sont pas autorisés.

Vous pouvez ajouter plus d’informations dans la section « 2. Informations complémentaires« :

Table 4.3. Liste par défaut des champs d’entrées sur les informations complémentaires des utilisateurs

Fonction, Département:	Vous pouvez entrer le nom de la fonction que l’utilisateur a dans la société et son département.
Supérieur hiérarchique:	Vous pouvez choisir le supérieur hiérarchique de l’utilisateur. Notez que c’est seulement une référence et cela n’influence pas les réglages de sécurité.
Email (autre):	Vous pouvez entrer une adresse email additionnelle pour cet utilisateur particulier.
Msn Id:	Vous pouvez écrire l’identifiant Msn de cet utilisateur. Il peut être utilisé comme une option additionnelle en envoyant des emails.
Signature:	Vous pouvez entrer une signature pour vos emails. Cette signature sera ajoutée automatiquement à chaque email qui sera envoyé par le CRM.
Téléphone mobile, bureau, domicile et autre:	Vous pouvez entrer des informations additionnelles de contact.
Date Format:	Vous pouvez changer le format de la date pour cet utilisateur.
Notes:	Vous pouvez entrer tout autre informations additionnelles liées à cet utilisateur.

Utiliser la section « 3. Information Adresse  » pour écrire les informations sur l’adresse des utilisateurs. Dans la section « 4. Ma photo » vous pouvez stocker une photo de l’utilisateur. Dans la section « 5. Composition de ma page » vous décidez ce qui sera affiché sur la page d’accueil du CRM d’un utilisateur particulier. Cliquez sur «   » ou «   » pour faire votre choix.

Les entrées dans la section « 6. Mon équipe » et « 7. Historique connexion » sont là seulement pour information . Ils ne peuvent pas être édités. « Mon équipe » affiche les membres de l’équipe d’un utilisateur en particulier. « Historique connexion » montre à chaque fois qu’un utilisateur s’est connecté sur le système CRM.

	Note
	Les informations sur l’utilisateur ne sont visibles par d’autres utilisateurs.

Rôles

Le terme Rôles et leurs fonctions ont été expliqué dans la Section: Définition des Rôles. Cliquez sur le menu Rôles pour ouvrir la vue hiérarchique des rôles comme suivant les indications de la Figure: Exemple Hiérarchique d’une Société.

Figure 4.11. Exemple hiérarchique d’une société

Sur ce menu vous pouvez ajouter, éditer, déplacer ou supprimer des rôles. Déplacer le curseur de la souris de votre ordinateur sur l’entrée du rôle. Vous verrez un ensemble d’icônes qui vous permettront d’effectuer ces opérations.

La fonction « Ajouter » crée un nouveau rôle qui sera situé au niveau hiérarchique une ligne en dessous d’un rôle existant. La Figure: Rôle – Éditer affiche un échantillon pour l’édition d’un rôle existant ou nouveau. Vous devez donner au rôle un nom unique et décider quels profils seront associés à un rôle particulier. En outre, le rôle supérieur sera montré.

Figure 4.12. Rôle – Éditer

	Note
	Les collaborateurs peuvent toujours regarder, éditer, supprimer toutes les données d’un autre collaborateur se trouvant en dessous d’eux hiérarchiquement.

Profils

Tous les rôles sont basés sur des profils comme expliqué dans la Section: Définition des Profils. Avec des profils vous réglez les privilèges d’utilisateur d’accéder, de modifier ou de supprimer des données.

	Important
	Veuillez noter les règles spéciales qui s’appliquent aux profils par rapport à d’autres réglages de sécurité comme décrit dans la Section: Définition des Profils.

Cliquez sur le menu Profils pour ouvrir la liste de vos profils comme sur la Figure: Profils – Liste. Ici vous pouvez voir la liste de tous les profils qui ont été définis dans votre système CRM. Le CRM vient avec un ensemble de profils prédéfinis que vous pouvez utiliser et modifier mais pas supprimer.

Figure 4.13. Profils – Liste

Cliquez sur le nom du profil pour voir tous les détails. La configuration des privilèges ont été déjà expliqués dans la Section: Définition des Profils. Vous pouvez changer le profil en cliquant sur le bouton [Éditer].

Pour créer un nouveau profil cliquez sur le bouton [Nouveau Profil]. Suivre les instructions fournies:

Retape 1:

Donner au profil un nom unique et une description. Choisir si vous voulez utiliser un profil existant comme modèle. Il est recommandé d’utiliser cette option.

Figure 4.14. Nouveau Profil – Étape 1

1

Cliquez sur [Suivant] pour continuer.

Étape 2:

Le menu de l’étape 2 est affiché sur la Figure: Nouveau Profil – Étape 2. Dans cette étape vous configurez les privilèges d’accès pour tous les modules. D’abord vous pouvez choisir dans les champs d’entrées des Privilèges Globaux si le profil autorise la lecture ou l’édition de toutes les données.

Figure 4.15. Nouveau Profile – Étape 2

Alors vous pouvez configurer les privilèges d’accès pour chaque module individuel du CRM. Vous pouvez sélectionner Créer/Éditer, Lire et Supprimer des privilèges aussi bien que les champs devant être affichés dans chaque module. Cliquez sur [Terminé] pour sauvegarder votre profil sur le système CRM..

	Important
	Veuillez noter que les réglages des Privilèges Globaux sont toujours supérieurs par rapport aux autres privilèges

Noter qu’un nouveau profil a toujours un propriétaire mais peut-être édité indépendement. Dans l’Appendice: Exemples d’Administration vous trouverez des échantillons pour la configuration d’un profil.

	Important
	Le système CRM utilise les profils en rapport avec les privilèges d’accès des modules et des champs comme décrit dans la Section: Partage des Accès et Section: Organisation par Défaut des Champs d’Accès.

Équipes

Les équipes sont un outil très efficace afin de résumer les utilisateurs et les privilèges comme expliqué dans la Section: Définition des Équipes. N’importe quel type de rapport peut être utilisé pour constituer une équipe, comme:

• collaborateurs se trouvant au même endroit
• collaborateurs ayant une tâche commune
• collaborateurs se trouvant dans le même département
• collaborateurs ayant le même travail
• collaborateurs ayant les mêmes intérêts

Cliquez sur le menu Équipes pour ouvrir la liste détaillée comme suivant les indications de la Figure: Équipes – Liste. Vous pouvez voir une liste de toutes les équipes existantes.

Figure 4.16. Équipes – Liste

Cliquez sur le nom d’une équipe pour obtenir des détails comme montré sur la Figure: Vue Détaillée des Équipes. La vue détaillée énumère le nom, la description et les membres de cette équipe. Vous pouvez changer les réglages de l’équipe en cliquant sur le bouton [Éditer].

Figure 4.17. Vue détaillée des équipes

Pour créer une nouvelle équipe cliquez sur le bouton [Nouvelle équipe]. La nouvelle fenêtre d’entrée comme montrée sur la Figure: Équipe – Éditer vous permet de définir les conditions pour une équipe.

Figure 4.18. Équipes – Éditer

	Important
	Les profils ne tiennent pas compte du partage des privilèges d’une grande organisation!

Les privilèges des droits d’accès incluent les Privilèges Globaux d’accès et les Privilèges d’accès Personnalisés. Par défaut les droits d’accès permettent à tous les utilisateurs d’utiliser tous les dispositifs du CRM qui ne sont pas limités par des profils. Dans la plupart des cas il n’y a aucune raison de les changer. Cependant, si besoin vous pouvez limiter l’accès à différents modules dans votre organisation.

	Important
	Si vous faites des changements aux règles de partage vous devez cliquez sur le bouton [Recalculer] pour rendre vos changements valides! Attention, basé sur le nombre d’utilisateurs et des règles de partage, le procédé de recalculation peut prendre quelques minutes

Allez sur le menu Droit d’accès pour obtenir une vue d’ensemble des réglages. Par défaut le système CRM vient avec des Privilèges Globaux d’accès, pour les modules les plus importants du CRM voir la Figure: Privilèges Globaux d’Accès- Liste. Ces privilèges commandent le partage des données au niveau de l’organisation..

Figure 4.19. Privilèges Globaux d’Accès – Liste

Les types de partage suivants peuvent être établis:

Table 4.4. Types de Partage

Type:	Description:
Privé	Seul le propriétaire et les utilisateurs avec un rôle se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent lire, créer/modifier, supprimer et faire un compte rendu sur ces privilèges. Cela signifie que par défaut un utilisateur spécifique peut regarder seulement les données établies qui appartiennent à des utilisateurs, à des équipes où l’utilisateur est membre, à des utilisateurs subordonnés et des données partagées.
Public Lecture seul	Tous les utilisateurs peuvent regarder et faire un compte rendu mais ils ne peuvent pas les modifier ou les supprimer. Seul le propriétaire et les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent faire des changements.
Public Lire/Créer/Modifier	Tous les utilisateurs peuvent lire, créer/modifier les privilèges. Seul le propriétaire et les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent faire des suppressions.
Public Lire/Créer/Modifier/Supprimer	Tous les utilisateurs peuvent faire des lectures, des modifications et des suppressions.
	Important
	Veuillez noter les règles suivantes: Les privilèges de partage d’une organisation par défaut sont dépassés par les réglages du profil. Pour le module des Activités, la valeur du privilège de partage d’une organisation par défaut est établie sur Privé et ne peut être changée. Indépendamment des règles de partage, les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent regarder et éditer toutes les données qui appartiennent ou qui sont partagées avec des utilisateurs, si cela n’est pas interdit par le profil. Quand un compte a été établi comme Privé l’accès aux affaires, tickets, devis, bon de commandes, bon d’achats, et factures de ce compte sont eux aussi Privé. Vous devez avoir au moins un accès de lecture pour pouvoir ajouter des activités ou d’autres données associées à ce compte.

 

	Note
	Ici vous ne pouvez pas changer les privilèges d’accès à l’agenda. Vous pouvez le régler dans le menu de configuration de l’agenda comme décrit dans la Section: Partage de l’Agenda.

En plus, vous pouvez créer des règles de partage définies par Les Règles de Partage Personnalisés. Ces fonctions permettent aux administrateurs d’accorder sélectivement l’accès aux données à un ensemble d’utilisateurs.

Ces règles peuvent être crées pour partager des données reliées à des modules entre les entités suivantes:

• D’un rôle à un rôle
• D’un rôle à un rôle avec des subordonnés
• D’un rôle à une équipe
• D’un rôle avec des subordonnés à un rôle
• D’un rôle avec des subordonnés à un rôle avec des subordonnés
• D’un rôle avec des subordonnés à une équipe
• D’une équipe à un rôle
• D’une équipe à un rôle avec des subordonnés
• D’une équipe à une équipe

Le partage des règles peut être créé pour les modules suivants:

Table 4.5. Règles de Partage pour les Modules

Règles de Partage Prospects:	Les prospects appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les emails reliés à un prospect seront également partagés.
Règles de Partage Comptes:	Les comptes appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les emails reliés à un compte seront également partagés.
Règles de Partage Affaires:	Les affaires appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les devis et les bons de commande lié à une affaire seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Tickets:	Les tickets appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Email:	Les emails appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Devis:	Les devis appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les bon de commandes liés aux devis seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Commande Fournisseur:	Les commandes fournisseur appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Bon de Commande:	Les bon de commandes appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les factures liés aux bon de commandes seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Factures:	Les affaires appartenant à des utilisateurs d’un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d’un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
	Important
	Le partage des règles créées pour les modules des comptes s’appliquera automatiquement aux modules des contacts.

 

Important

Veuillez noter les règles de partage général suivants: La visibilité peut être prolongée mais elle ne peut pas être cacher. Le partage des règles ne peut pas indiqué le partage des données entre deux utilisateurs. (Si vous voulez faire cela, veuillez vous référer à l’Appendice: Exemple II – Gérer de simples hiérarchies.) Le partage des règles s’applique à toutes les données existantes et aux données qui seront ajoutées à l’avenir. Le nombre des règles de partage qui peuvent être définies pour un rôle/rôle subordonnés ou une équipe n’est pas limité.